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Digitalisierung von Genehmigungsprozessen
Die Herausforderung: Ineffiziente und papierhafte Genehmigungsprozesse
Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, administrative und organisatorische Prozesse effizient zu gestalten, insbesondere wenn viele Abläufe noch papierbasiert oder per E-Mail erfolgen. Diese Methoden sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und oft nicht konform mit modernen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben. Eine digitale Lösung kann hier Abhilfe schaffen, indem sie Genehmigungsprozesse automatisiert und gleichzeitig die Effizienz sowie die Sicherheit erhöht. Zudem lässt sich diese Lösung auf verschiedene Endgeräte anpassen, sodass Mitarbeiter jederzeit und von überall auf die Prozesse zugreifen können.
Ausgangslage
Vor der Digitalisierung war der Prozess der Ausweisausgabe interner und externer Mitarbeiter in einem Unternehmen vollständig papierbasiert, was zu mehreren Problemen führte. Die Beantragung, Genehmigung, Ausgabe und Rückgabe von Ausweisen erforderten manuelle Eingaben und physische Unterschriften, was den gesamten Ablauf erheblich verlangsamt hat. Aufgrund des Papierformats war eine schnelle Nachverfolgung und Übersichtlichkeit der Anträge kaum möglich, was zu Verwirrung und Fehlern führte. Mehrere Unterschriften und die manuelle Weiterleitung von Dokumenten zwischen Abteilungen sorgten für Verzögerungen und erhöhten den Verwaltungsaufwand. Zudem bestand das Risiko von verlorenen oder fehlerhaften Dokumenten, was die Effizienz und Compliance zusätzlich beeinträchtigte.
Systeme und Tools:
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Unsere Lösung: Automatisierung und Digitalisierung durch digitales System
Mit der Power Platform wurde ein digitales Ausweismanagementsystem entwickelt, das den gesamten Prozess von der Beantragung bis zur Freigabe automatisiert. Durch die Einführung digitaler Workflows und Genehmigungen entfielen manuelle Unterschriften, wodurch der Ablauf nicht nur deutlich beschleunigt, sondern auch transparenter und fehlerfreier wurde. Anstatt physische Dokumente durch mehrere Abteilungen zu leiten, ermöglicht das System eine sofortige, digitale Genehmigung und eine lückenlose Nachverfolgung aller Anträge. Diese Automatisierung reduzierte den Verwaltungsaufwand erheblich und sorgte für eine schnellere, nachvollziehbare Ausweisvergabe. Zudem ist die Lösung auf verschiedenen Endgeräten verfügbar, wodurch die Nutzung flexibler und ortsunabhängiger wurde – ein großer Vorteil gegenüber dem zuvor papierbasierten Prozess.
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